Samoobsługowe terminale do drukowania zapytań w celu szybszej obsługi publicznej

Zadania te nie zawsze wymagają interwencji personelu.

Dobrze zaprojektowany terminal samoobsługowy może obsłużyć rutynowe prośby o informacje, jednocześnie umożliwiając pracownikom skupienie się na sprawach wymagających bezpośredniej pomocy. Kiedy ten sam terminal umożliwia także drukowanie, proces staje się pełniejszy. Użytkownicy mogą wyszukiwać informacje, potwierdzać wyniki i uzyskać fizyczny dokument bez konieczności przechodzenia do innego stanowiska lub czekania na pracownika.

Oto praktyczna wartość samoobsługowego terminala do drukowania zapytań .

Produktu nie należy postrzegać po prostu jako ekranu dotykowego połączonego z drukarką. Jest to punkt usługowy, który w jednej obudowie łączy dostęp do informacji, interakcję z użytkownikiem, drukowanie dokumentów i zarządzanie sprzętem. W przypadku urzędów rządowych, szpitali, banków, obiektów transportowych, instytucji edukacyjnych i obiektów komercyjnych to rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ sprzęt musi działać niezawodnie w przypadku wielokrotnego użytku publicznego.

Najmocniejsze rozwiązanie to zatem niekoniecznie to z największym ekranem i najdłuższą listą funkcji. To taki, który usuwa niepotrzebne etapy z podróży użytkownika, a jednocześnie pozostaje prosty w obsłudze i utrzymaniu dla personelu.

Zapytania i drukowanie działają lepiej w ramach jednej usługi

Wyszukiwanie informacji i drukowanie dokumentów są często traktowane jako oddzielne funkcje, ale wiele rzeczywistych procesów usługowych w naturalny sposób łączy te dwie funkcje.

Rozważ możliwość sprawdzenia statusu aplikacji przez gościa. Znalezienie informacji na ekranie może w niektórych sytuacjach wystarczyć. W innych przypadkach osoba odwiedzająca może potrzebować wydrukowanego potwierdzenia późniejszej wizyty, numeru referencyjnego wniosku, numeru kolejki lub innego fizycznego dokumentu.

Jeśli terminal dostarcza jedynie informacji, może się okazać, że użytkownik będzie musiał udać się do stanowiska obsługi, aby otrzymać dokument.

Przepływ pracy staje się dłuższy:

Szukaj → Potwierdź informacje → Znajdź personel → Czekaj → Drukuj

Dzięki zintegrowanemu terminalowi ten sam proces może stać się:

Szukaj → Potwierdź informacje → Drukuj

Ta redukcja liczby kroków jest jednym z najważniejszych powodów, dla których warto zintegrować drukowanie z kioskiem z ekranem dotykowym .

Może również zmniejszyć liczbę powtarzających się pytań w punktach obsługi. Gdy użytkownicy mogą niezależnie uzyskać dostęp do standardowych informacji, pracownicy mają więcej czasu na obsługę skomplikowanych żądań, weryfikacji tożsamości, wyjątków i spraw, które rzeczywiście wymagają ludzkiej oceny.

Z punktu widzenia planowania produktu celem nie jest wyeliminowanie interakcji personelu. Ma to na celu efektywniejsze przydzielanie czasu personelu.

Terminal samoobsługowy powinien podążać za zadaniami użytkownika

Terminal dostępny publicznie ma bardzo małą tolerancję na skomplikowane operacje.

Użytkownicy mogą być w różnym wieku, na różnym poziomie znajomości technicznej, języków i zdolności fizycznych. Niektórzy mogą korzystać ze sprzętu po raz pierwszy. Inni mogą się spieszyć i oczekiwać, że wykonają proste zadanie w ciągu kilku sekund.

Interfejs powinien zatem odpowiadać celowi użytkownika, a nie wewnętrznej strukturze oprogramowania.

W przypadku typowego procesu zapytania i drukowania interfejs może wyglądać następująco:

1. Wybierz żądaną usługę

2. Wprowadź lub zeskanuj niezbędne informacje

3. Przejrzyj pobrany wynik

4. Potwierdź informacje

5. Wybierz, czy wymagana jest kopia drukowana

6. Odbierz dokument i zakończ sesję

Każdy dodatkowy krok stwarza kolejną okazję do zamieszania lub porzucenia.

Jest to szczególnie istotne w przypadku kiosku informacyjnego rządu , gdzie terminal może obsłużyć setki gości o bardzo różnym poziomie znajomości systemów cyfrowych.

Jasne instrukcje, duże ekrany dotykowe, logiczna nawigacja i widoczne komunikaty potwierdzające mogą sprawić różnicę pomiędzy płynnym procesem samoobsługi a kolejką użytkowników oczekujących na pomoc.

Interakcja dotykowa określa, czy samoobsługa jest prosta

Podstawowym punktem komunikacji pomiędzy użytkownikiem a terminalem jest ekran dotykowy.

Jednak dobra interakcja dotykowa to nie tylko kwestia posiadania responsywnego panelu. Kompletny interfejs musi sprawić, że następna akcja będzie oczywista.

W przypadku terminala z ekranem dotykowym projekt produktu powinien uwzględniać:

· Wysokość ekranu i kąt widzenia

· Rozmiar przycisku i odstępy

· Czytelność tekstu

· Odpowiedź zwrotna

· Struktura menu

· Wybór języka

· Komunikaty o błędach

· Reset sesji po użyciu

Fizyczny wyświetlacz i interfejs oprogramowania powinny ze sobą współpracować.

Na przykład, jeśli użytkownik musi wprowadzić numer aplikacji, wirtualna klawiatura powinna być wystarczająco duża, aby umożliwić szybkie wprowadzenie. Jeśli system pobierze kilka rekordów, strona wyników powinna ułatwić dokonanie prawidłowego wyboru. Jeśli drukowanie wymaga potwierdzenia, ekran potwierdzenia powinien wyraźnie wskazywać, co zostanie wydrukowane.

Szczegóły te mogą wydawać się drobne podczas opracowywania, ale stają się znaczące, gdy terminal jest używany w sposób ciągły przez osoby, które nigdy wcześniej nie widziały systemu.

Drukowanie zwiększa praktyczną wartość informacji cyfrowych

Przejście na usługi cyfrowe nie eliminuje potrzeby drukowania dokumentów.

Wiele środowisk usługowych w dalszym ciągu wymaga od użytkowników przenoszenia danych fizycznych z jednej lokalizacji do drugiej. Wydrukowany dokument może służyć jako paragon, potwierdzenie, numer referencyjny, zapis spotkania, bilet lub dokument potwierdzający.

Dzięki temu drukarka staje się elementem użytkowym, a nie akcesorium.

Samoobsługowy kiosk z drukarką powinien być zaprojektowany z myślą o oczekiwanym obciążeniu drukowaniem. Terminal używany sporadycznie w recepcji korporacyjnej ma zupełnie inne wymagania niż terminal zainstalowany w ruchliwym centrum usług rządowych.

Zespoły zakupowe powinny rozważyć:

· Oczekiwana ilość wydruków

· Szybkość drukowania

· Pojemność papieru

· Częstotliwość wymiany papieru

· Rozmiar i format wyjściowy

· Dostępność drukarki

· Postępowanie z zacięciem papieru

· Wymagania konserwacyjne

Drukarkę należy także ustawić tak, aby użytkownicy mogli łatwo zbierać dokumenty, nie zasłaniając głównego obszaru interakcji.

W lokalizacjach o dużym natężeniu ruchu równie ważny jest łatwy dostęp dla personelu konserwacyjnego. Personel powinien być w stanie wymienić papier lub usunąć typowe usterki bez demontażu całej obudowy.

Lokalizacje publiczne stawiają większe wymagania projektom sprzętu

Terminal samoobsługowy zainstalowany wewnątrz budynku użyteczności publicznej stawia czoła innym warunkom niż stanowisko pracy w biurze.

Może być używany nieprzerwanie przez cały dzień, dotykany przez setki osób i narażony na przypadkowe uderzenia, wielokrotne czyszczenie i ogólne zużycie.

Dlatego obudowa musi równoważyć wygląd i praktyczną trwałość.

Terminal komercyjny może wymagać:

· Sztywna metalowa lub wzmocniona obudowa

· Odporna na uderzenia osłona przednia

· Stabilny montaż na podłodze lub ścianie

· Chronione okablowanie wewnętrzne

· Dostępne przedziały serwisowe

· Łatwe w czyszczeniu powierzchnie zewnętrzne

Fizyczna konstrukcja powinna również uniemożliwiać użytkownikom ingerencję w wewnętrzne komponenty.

Jest to szczególnie ważne w przypadku terminali umieszczonych w nienadzorowanych miejscach publicznych. Sprzęt musi pozostać funkcjonalny nawet wtedy, gdy użytkownicy nie będą obchodzić się z nim z taką samą ostrożnością, jak robiliby to pracownicy.

Różne lokalizacje wymagają różnych konfiguracji terminali

Najlepszy projekt terminala zależy od tego, gdzie zostanie zainstalowany i co użytkownicy muszą osiągnąć.

Terminal przeznaczony dla szpitala może stawiać na pierwszym miejscu dostępność i prywatność, natomiast terminal zainstalowany w węźle komunikacyjnym może wymagać szybkiej obsługi użytkowników w okresach szczytu.

Dlatego też standaryzowany produkt może nadal wymagać konfiguracji dostosowanej do konkretnego zastosowania.

Rozmiar ekranu, typ drukarki, system operacyjny, projekt obudowy, sposób montażu i interfejs oprogramowania należy uwzględnić w zależności od środowiska, a nie wybierać niezależnie.

Prywatność ma znaczenie, gdy użytkownicy przetwarzają dane osobowe

Publiczne urządzenia samoobsługowe mogą przetwarzać informacje, które nie powinny pozostać widoczne po zakończeniu sesji.

Użytkownik może wprowadzić numer wniosku, dane identyfikacyjne, informacje o spotkaniu lub inne dane osobowe. Terminal powinien zatem zapewniać wyraźne oddzielenie jednej sesji od następnej.

Interfejs powinien automatycznie powrócić do ekranu głównego po zakończeniu lub określonym okresie bezczynności.

Inne kwestie projektowe mogą obejmować:

· Automatyczny reset sesji

· Wyczyść usuwanie danych po użyciu

· Pozycjonowanie ekranu zapewniające prywatność

· Ograniczone przechowywanie danych wejściowych użytkownika

· Bezpieczna konfiguracja oprogramowania

· Kontrolowany dostęp do ustawień systemowych

Dokładna architektura zabezpieczeń zależy od aplikacji, ale prywatność należy uwzględnić podczas planowania produktu, a nie dodawać ją po wdrożeniu.

Jest to szczególnie ważne w przypadku rządowych kiosków informacyjnych , placówek opieki zdrowotnej i instytucji finansowych.

Niezawodność drukowania ma kluczowe znaczenie w godzinach szczytu

Awaria drukarki w środowisku samoobsługowym może mieć wpływ na całe doświadczenie użytkownika.

Jeśli funkcja wyszukiwania nadal działa, ale użytkownicy nie mogą uzyskać wymaganego dokumentu, nadal mogą potrzebować pomocy personelu. W ruchliwym obiekcie publicznym drobny problem ze sprzętem może szybko stworzyć kolejkę.

Niezawodność należy zatem oceniać w realistycznych warunkach pracy.

Zespół produktowy powinien rozważyć związek pomiędzy:

Liczba wydruków + pojemność papieru + częstotliwość konserwacji + dostęp serwisowy

Na przykład terminal, który ma obsługiwać kilkaset interakcji dziennie, nie powinien opierać się na konfiguracji drukarki wymagającej częstych ręcznych interwencji.

Materiały eksploatacyjne powinny być łatwe do wymiany, a typowe problemy powinny być łatwe do zidentyfikowania przez upoważniony personel.

W przypadku większych wdrożeń przydatne może być również zdalne monitorowanie. Operatorzy mogą odnieść korzyść, wiedząc, kiedy poziom papieru jest niski lub kiedy drukarka wymaga interwencji, zanim użytkownicy zaczną napotykać nieudane zadania drukowania.

Ergonomia fizyczna powinna odpowiadać użytkownikom

Położenie ekranu, wyjścia drukarki, czytnika kart, skanera lub innych urządzeń peryferyjnych wpływa na naturalną interakcję użytkownika z terminalem.

Stojący na podłodze kiosk interaktywny może być odpowiedni w środowiskach o dużym natężeniu ruchu, w których użytkownicy podchodzą z różnych stron. Konfiguracja naścienna może zaoszczędzić miejsce na podłodze w mniejszych obiektach.

Wysokość montażu powinna zapewniać wygodny dostęp bez zmuszania użytkowników do schylania się lub rozciągania.

W przypadku obiektów obsługujących dzieci, osoby na wózkach inwalidzkich, osoby starsze lub osoby o ograniczonej sprawności ruchowej wymagania dotyczące dostępności stają się jeszcze ważniejsze.

Praktyczny projekt powinien uwzględniać:

· Osiągalna wysokość robocza

· Kąt widzenia

· Przestrzeń przed terminalem

· Czytelność ekranu

· Pozycja wyjściowa drukarki

· Dostępność dla różnych użytkowników

Rozważania te poprawiają użyteczność, jednocześnie pomagając organizacjom spełnić praktyczne wymagania dotyczące instalacji publicznych.

Terminale samoobsługowe mogą zmniejszyć rutynowe obciążenie pracą

Wartość systemu samoobsługi należy mierzyć pracą włożoną w proces obsługi.

Załóżmy, że pracownicy w ciągu dnia wielokrotnie odpowiadają na te same podstawowe pytania. Jeśli użytkownicy będą mieli niezależny dostęp do tych informacji, czas personelu będzie można przeznaczyć na bardziej złożone zadania.

Terminal może obsługiwać:

· Wyszukiwanie informacji

· Sprawdzanie statusu aplikacji

· Potwierdzenie spotkania

· Zarządzanie kolejką

· Drukowanie dokumentów

· Dostęp do katalogu usług

· Podstawowe wyszukiwanie formularzy

Nie oznacza to jednak, że każdy proces powinien zostać zautomatyzowany.

Złożone wnioski, wrażliwe przypadki, skargi i wyjątki mogą w dalszym ciągu wymagać zaangażowania personelu. Dobrze zaprojektowany kiosk handlowy po prostu sprawniej radzi sobie z przewidywalnymi częściami procesu.

Rezultatem może być lepszy podział obowiązków pomiędzy ludźmi i sprzętem.

Lokalizacje o dużym natężeniu ruchu wymagają innej strategii dotyczącej produktu

Terminal w biurze o małym natężeniu ruchu może działać tylko przez kilka godzin dziennie. W obiekcie transportu publicznego użytkownicy mogą wchodzić w interakcję ze sprzętem w sposób ciągły od rana do późnej nocy.

Drugie środowisko wymaga większej uwagi w zakresie trwałości, zarządzania temperaturą, niezawodności podzespołów, wydajności drukarki i łatwości serwisowania.

Przed wdrożeniem operatorzy powinni oszacować:

· Średnia dzienna liczba użytkowników

· Szczytowy ruch godzinowy

· Średni czas interakcji

· Oczekiwana ilość wydruków

· Dzienne godziny pracy

· Częstotliwość czyszczenia

· Czas reakcji konserwacji

Liczby te pomagają określić odpowiednią konfigurację sprzętową.

W przypadku projektu obejmującego dziesiątki lub setki terminali standaryzacja komponentów może również uprościć konserwację i zarządzanie częściami zamiennymi. Wspólna platforma sprzętowa pozwala technikom zapoznać się z jedną procedurą serwisową, zamiast obsługiwać wiele niepowiązanych konfiguracji.

W ramach zamówienia należy ocenić kompletny terminal

Terminala samoobsługowego nie należy kupować na podstawie samego porównania rozmiaru ekranu i specyfikacji procesora.

Kompletny produkt obejmuje wyświetlacz, system dotykowy, platformę komputerową, drukarkę, obudowę, urządzenia peryferyjne, oprogramowanie i strategię konserwacji.

Przed złożeniem zamówienia zespoły zakupowe powinny potwierdzić:

· Przewidziana aplikacja i grupa użytkowników

· Oczekiwane dzienne godziny pracy

· Szacowana liczba użytkowników

· Wymagania dotyczące drukowania

· Technologia ekranu dotykowego

· Rozmiar i jasność ekranu

· Zgodność z systemem operacyjnym

· Integracja peryferyjna

· Konstrukcja obudowy

· Metoda instalacji

· Dostęp konserwacyjny

· Wymagania dotyczące zdalnego zarządzania

· Potrzeby projektowe OEM lub niestandardowe

Właściwa konfiguracja zależy od tego, w jaki sposób sprzęt będzie używany po instalacji.

Imponujący technicznie terminal może nadal stać się drogim rozwiązaniem, jeśli jego drukarka jest trudna w utrzymaniu, jego interfejs jest zagmatwany lub jego obudowa nie pasuje do środowiska instalacji.

Dobrze zaprojektowany terminal łączy usługę cyfrową i fizyczną

Technologia samoobsługowa działa najlepiej, gdy usuwa niepotrzebne kroki, nie utrudniając zrozumienia procesu.

Samoobsługowy terminal do drukowania zapytań łączy kilka funkcji w jednym punkcie obsługi. Użytkownicy mogą wyszukiwać informacje, przeglądać wyniki, potwierdzać wymagane szczegóły i uzyskać fizyczny dokument bez konieczności przemieszczania się pomiędzy wieloma punktami obsługi.

Dla organizacji korzyści wykraczają poza wygodę. Dobrze zaplanowany terminal może ograniczyć powtarzalną pracę liczników, poprawić przepustowość usług, zapewnić bardziej spójne dostarczanie informacji i zapewnić skalowalny sposób obsługi rutynowych żądań publicznych.

Sam produkt to tylko jedna część równania. Konstrukcja interfejsu, niezawodność drukarki, ergonomia fizyczna, trwałość obudowy, prywatność, dostęp konserwacyjny i konfiguracja specyficzna dla aplikacji decydują o tym, czy terminal będzie działał skutecznie po wdrożeniu.

Kiedy te czynniki zostaną zaplanowane łącznie, terminal samoobsługowy staje się czymś więcej niż kioskiem z ekranem dotykowym i drukarką. Staje się praktycznym narzędziem usługowym, które łączy informacje cyfrowe z fizycznymi dokumentami i działaniami, których użytkownicy nadal potrzebują w codziennych usługach publicznych.